实例:
设置一文档版面,该文档由文档A和文档B组成,文档1是文字部分,共40页,并要求纵向打印,文档2包括若干图形和一些较大的表格,要求横向打印。同时,文档1和文档2要采用不同的页眉。文档1和文档2已经按要求分别设置好了页面格式,只要求将文档2插入到文档1的第20页,并要求统一编排页码。
解决办法:
如果根据常规操作,先打开文档1,将插入点定位在20页的开始部分,执行插入文件操作,但得到的结果是文档2面目全非,即文档2的页面设置信息全部变为文档1的页面设置格式。在这种情况下,要在文档1中重新设置插入进来的文档2是很费时、费力的,而要分别打印文档1和文档2,统一自动编排页码的问题又很难解决。这时,利用Word的“分节符”功能,很容易地解决了这个问题。其操作步骤如下:
1. 打开文档2,在文档末尾插入一个分节符。
2. 全部选中后按[复制]按钮。
3. 打开文档1,并在19页的末尾也插入一个分节符。
4. 将光标定位在文档1中20页的开始部分,执行“粘贴”操作。
几点说明:
通过以上操作,就将文档2完整地插入到了文档1中,并且文档1和文档2都保持了原来的页面设置信息,而新文档1的页码随内容多少自动重新进行了编排。解决该问题的关键是分别在文档1和文档2的适当位置插入了“分节符”,将文档分成几个不同的“节”。下面就Word中“节”的概念及插入“分节符”时应注意的问题作如下说明:
1. “节”是文档格式化的最大单位(或指一种排版格式的范围),分节符是一个“节”的结束符号。默认方式下,Word将整个文档视为一“节”,故对文档的页面设置是应用于整篇文档的。若需要在一页之内或多页之间采用不同的版面布局,只需插入“分节符”将文档分成几“节”,然后根据需要设置每“节”的格式即可。
2. 分节符中存储了“节”的格式设置信息,一定要注意分节符只控制它前面文字的格式。
3. 插入“分节符”的步骤如下:
(1)单击需要插入分节符的位置。
(2)单击“插入”菜单中的“分隔符”命令,打开“分隔符”对话框。
(3)在“分节符类型”中选择需要的分节符类型,分别为:
“奇数页”:分节符后面的内容转入下一个奇数页。
4. 插入“分节符”后,要使当前“节”的页面设置与其他“节”不同,只要单击“文件”菜单中的“页面设置”命令,在“应用于”下拉列表框中,选择“本节”选项即可。
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